簡単Excel活用

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    こんにちは。
    京急線大森海岸駅徒歩5分のハロー!パソコン教室大森校、教室インストラクターのカワトです。

    梅雨時期でジメジメした日が多くなりましたが、皆さん体調は崩されていないでしょうか?
    さて、前回出したクイズは皆さん解けましたか?
    問題はには全て同じ文字が入ります。でしたね♪
    《い あ じ け お》
    正解は『え』でした!!
    《いえじえあじけえええお》これでピンときた方もいるでしょう。声に出すとわかりやすいですよ。
    《EFGHIJKLMNO》の並びでした♪

    それではさっそくExcelの活用法についてやっていこうと思います。
    今回は『配列数式』についてお話ししたいと思います。
    『配列数式』...漢字だけ見るとなんだか難しそう。知ってはいるけどほとんど使ったことがない。使いどころが分からない。と、敬遠されがちですが、使えるととても便利な機能なんです。
    『配列数式』は簡単に言うと、「複数のセルでやらなきゃいけないことを面倒だから一つのセルでやっちゃおう!!というものです。」

    まずは下の表を見てください。

     

     

    これから、C14のセルに売り上げの合計を出したいと思います。

    さてさて、売り上げの合計を出す…皆さんはどんな方法が思い浮かびましたか?

    ・作業用セルを使ってIF関数で抽出→SUMでまとめる

    ・SUMIF関数を使う

    ・地道に足し算

    などなど、この他にも色々方法はあるでしょう。

    もちろんこれらの方法でも、なんら問題はありません。

    大事なのは正しい数値が合計欄に反映されることですからね♪

    ただし、方法の選択肢は多い方がいいと思いませんか?

    なぜなら、このような表は作る人、使う人、環境、職種などによって入力の仕方も違えば、そのデータ量も違ってくるからです。

    その時々にあった最善の方法を選べれば、作業効率も大幅にUP♪することでしょう。

    今回の配列数式は一つのセル内ですべての数式が確認できるので作業用セルを使った時とは違い確認が簡単にできるというメリットがあります。

     

    では、実際にやってみましょう!!

     

    配列数式を使うには、数式を入力後「Ctrl+Shift+Enter」で確定します。

    すると数式の両端に”{}”が付きます。

    この”{}”は直接入力しても意味がないので注意してください。

    ここで数式を見てアレッ?と思われた方もいると思います。

    IF(B3:B12="売上")???これって成立するの?

    もちろん通常使うIF関数では意味のないものです。

    ただし、配列数式時に限っては成立します。

     

    ザックリ説明すると、関数には

    配列全体を処理するタイプ(SUM、COUNT、AVERAGE、等々)と

    配列の個々を処理するタイプ(IF、文字列関数、日付関数、等々)があります。

     

    配列数式はこのタイプ別に忠実に上から順に処理をしてくれるのです。

    ちょっと分かりにくいので図にして見てみましょう!!

    先ほど説明したとおり、IF関数は個々を処理するタイプなので図のような計算になります。(範囲で指定しても一つずつ計算される)

     

    そして、出てきた計算結果が下の図のようになります。

    いかがですか?だいたい感じはつかめてきたでしょうか?

    このように仕組みさえ分かってしまえば、それほど難しいものではありません。

    何事もいきなり敬遠せず、まずは試してみるところから始めてみましょう。

     

    次回は今回の応用編をやってみようと思います。

    それではまた次回〜

     

     

     


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